發佈(Publish) 你在 Google Docs 的 PDF 檔案

截至此篇文章撰寫的時間為止，Google Docs 已經可以支援使用 Google Docs 管理 PDF 類型的檔案，但對於 PDF 類型的檔案，尚未支援發佈(Publish) 的功能。

如果要使用 Google Docs 所提供發佈(Publish)的功能來發佈 PDF 檔案的內容的話，可以用以下的方式解決：

1. 使用適當的軟體將 PDF 的內容轉存成圖檔 (*.jpg, *.gif)


2. 進入 Google Docs，新增 Google Document (文件)


3. 在 Google Document (文件) 的編輯網頁中，使用 [插入]→[圖片] 的功能將從原本 PDF 轉存的圖片插入到文件中


4. 將 Google Document (文件) 命名並儲存


5. 使用 Google Document (文件) 的發佈(Publish) 將此文件發佈

Google Docs 的文件版本控制

• In Google Docs, each saved version doesn't replace the previous saved version. Instead, Docs stamps the time and date on each save and adds it to the list of revisions.
• 在 Google Docs 的功能表 [File]→[Revision history] 可以看到文件修訂的歷史
• 在 [Revision history] 中可以選擇 2 個不同的版本，Click [Compare Checked] 來比較兩個版本之間的差異
• 在 [Revision history] 會記錄修訂人的名稱，可以用來了解文件被誰修訂以及修訂的內容，並可用來釐清文件修訂的權責
  

Sharing and Collaborating 的問題

• Sharing and Collaborating 是否支援每一個 collaborator 的 revision history ?
  => [ANS]: Yes (有記錄每一次修訂人的名稱)

Sharing: About owners, collaborators, and viewers

(轉貼自 Google Docs Help)

Sharing: About owners, collaborators, and viewers

Owners

• Can edit documents, spreadsheets and presentations, and invite more collaborators and viewers.
• Can delete documents, spreadsheets and presentations, and thereby remove access for collaborators and viewers. Please note: To fully delete a document, spreadsheet or presentation, and remove access to it, you must delete it and then Empty Trash.

Collaborators

• Can edit documents, spreadsheets and presentations.
• Can invite or delete other collaborators and viewers (if the owner has given them permission).
• Can export a copy of the document, spreadsheet or presentations to their local hard drive.

Viewers

• Can see the most recent version of a document, spreadsheet or presentation, but can't make any changes.
• Can export a copy of the document, spreadsheet or presentation to their local hard drive.

Access with Google Accounts

Documents and spreadsheets: if they are published, or accessed by invitation, anyone can view them without a Google Account.

Presentations: anyone can view if they are published. If a user is invited, a Google Account is needed.

If another user has enabled offline access to Google Docs on your computer, you'll need a Google Account to view all docs.

真正地刪除一個 Google Docs 文件

在 Google Docs 若按 [Delete] 刪除一個文件
只是將文件放到 [Trash]
之後仍舊可以被復原

如果要真正刪除一個文件：

1. 進入 [Trash]
2. 勾選要真正被刪除的文件
3. 按上方功能按鍵 [Empty trash]
   

Google Docs: 不想讓 collaborators 看到文件的 Revision History

使用 Google Docs 功能表 [File]→[Revision history]，可以看到該文件的 Revision history.

如果文件透過分享給 collaborators (合作者)，則 collaborators 同時也可以看到該文件的 Revision history.

如果不想讓 collaborators 看到 Revision history，可以為文件建立 copy，然後再用 copy 分享給 collaborators.

1. 進入 Google Docs
2. 開啟該文件
3. 從 Google Docs 功能表 [File]→[New copy of XXX]
   (XXX 會依據文件類型而不同，例如：document, spreadsheet, presentation)
   
4. 關閉 Copy of 文件，回到 Google Docs 的檔案總管
5. 使用 Copy of 文件 分享
   

使用 Google Docs Form 達成意見調查

使用 Google Docs 中 Form 的功能
可以設計一個意見調查表單
再使用 Email 的方式將表單的 URL 傳給別人

別人不需一定要用 Gmail 也可以參予意見調查

參與調查的結果會自動更新到相關的 Google Spreadsheet
並統計結果